El desarrollo de una fiesta exitosa es el mismo para un evento privado o una megafiesta. Se envían las invitaciones, se decora el lugar, se compran las bebidas, comida y se preparan los sonidos y los DJ. Las diferencias se encuentran en el detalle.
Y allí está la cuestión. Muchos consideran que la organización de una fiesta es una tarea sencilla. Pero uno ya debe tener cierto talento organizativo, conocer el mercado y poder amortizar el riesgo financiero.

Un cálculo ordenado siempre tiene sentido, así como también lo tiene un objetivo concreto.

1. Comencemos por la preparación ¿cuándo debería comenzar a planearse una fiesta?

Esto depende del tamaño de la fiesta. Las mega, requieren un año de preparación.

Los eventos pequeños en discotecas o clubs, hasta medio año.

Las fiestas privadas o fiestas al aire libre espontáneas pueden organizarse en 48 horas.

De todas formas, mucho se realiza en clubes, salones, quintas donde ya te ofrecen servicios.

Si uno quiere contratar a un buen DJ, debería comenzar a preguntar con tiempo al igual que alojamiento si llegan familiares de lejos.

Pero antes que todo, debería realizarse siempre un cálculo de los gastos. Y esto debería hacerse aún antes de comenzar a dedicar tiempo a la organización.

2. ¿Qué debería tenerse en cuenta respecto de la ubicación?

Para la mayoría de las ubicaciones existe una oferta clásica de salónes u otras al aire libre fuera de la ciudad.

Si uno ha encontrado un lugar que le agrade, depende del organizador llamar la atención con algo “nuevo”. Esto significa un poco más de trabajo pero es posible que tenga mejores resultados porque despierta el interés de los invitados. También es importante la ubicación del lugar y las conexiones, ya que los invitados querrán llegar fácilmente. Una vez que se encuentra el lugar indicado, se cierran los contratos y se determina una fecha para el evento. Aquí se fijan por escrito los costes de alquiler, seguridad, sonido, luces, impuestos a la música y limpieza. La duración de la fiesta depende siempre del anfitrión y por supuesto del horario que brinda el lugar contratado.

Buena música. Lo mismo es aplicable a las luces. Los buenos lugares ofrecen ambos en su equipamiento básico. A este equipamiento pertenecen también el mezclador, el reproductor de CD y el tocadiscos para el DJ. Si uno debe alquilar además un equipo de sonido adicional, debería prestarse especial atención a los costes y al consejo profesional.

3. ¿Cómo puede encontrarse un buen DJ si uno no conoce a ninguno en especial? ¿Cuánto cuesta algo así?

Esto ya sería un enfoque erróneo. Si uno no conoce la escena, no debería involucrarse en este tipo de eventos. Todos deberían tener no sólo su canción y su artista favoritos, sino también observar otras cosas y tener una idea de hacia donde se desplaza el mercado.

4. ¿A partir de qué momento habría que realizar las invitaciones? ¿Qué es muy pronto y qué muy tarde?

Una publicidad sana comienza en promedio a las 4 a 8 semanas, En el caso de nuevas ubicaciones, debe describirse la forma de llegar. Muchos utilizan también las redes sociales para intercambio de datos.

5. Y en las fiestas: A tener en cuenta con las bebidas...

He ido a fiestas que se han quedado sin bebidas rápidamente.  Deberían solicitarse bebidas en comisión y tener de sobra, en vez de que falte. Cuáles bebidas tienen más salida, es algo que debería tomarse de la experiencia. También debe considerarse el precio de compra. Hay mucha diferencia en los precios.

6. En el caso de la decoración y las luces ¿qué debería tenerse en cuenta?

Esto depende del observador. En ninguna fiesta puede faltar una buena puesta de iluminación. Hay fiestas que se basan solamente en un estroboscopio y niebla, pero esto depende de la música y el estilo. Otros quieren más estilo e invierten en pantallas LED. En el ámbito de la decoración técnica nunca es demasiado. Todo debe tener una coherencia con el lugar, el lema y los invitados.

7. ¿En dónde debería encontrarse la pista de baile y qué sucede con el volumen de la música?

También en este caso existen diversas variantes. El lugar de la pista de baile depende de la estructura del lugar. Si el lugar ya es fijo y el equipo de sonido ya está instalado, un técnico en sonido debería medir el volumen para obtener el sonido óptimo. Esto también debe adecuarse al nivel de DB establecido legalmente. Lo importante es no molestar a las personas que viven alrededor. Después de todo, los invitados vienen a disfrutar de buena música, a conocer gente simpática y a divertirse bailando para irse a dormir con una sonrisa en la cara. Organizar una fiesta no es fácil y debería dejarse que un profesional se ocupara.